Persidangan merupakan forum formal untuk pengambilan keputusan tertinggi dalam organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya menghasilkan keputusan, yang akan menjadi sebuah ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan.
Setiap organisasi, mempunyai aturan tersendiri dalam melaksanakan persidangan baik dari segi quorum, maupun dari segi teknis pelaksanaannya.
Aturan Umum Sebuah Persidangan
1.Tata Tertib
2.Istilah istilah dalam persidangan
3.Peserta Sidang
4.Pimpinan Sidang / Presedium Sidang
5.Aturan ketuk palu
6.Jenis Persidangan
7.Quorum dan pengambilan keputusan
8.Interupsi
A. Tata Tertib Persidangan
- Tata tertib merupakan suatu aturan yang dibuat dan disepakati bersama oleh peserta sidang dengan memperhatikan aturan umum organisasi serta nilai nilai universal dalam masyarakat.
- Aturan ini akan menjadi pedoman bagi peserta dan pimpinan sidang dalam melaksanakan persidangan.
B. Istilah istilah dalam persidangan
- Skorsing / pending ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu dengan tujuan tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan sidang dln.
- Lobbying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
- Deadlock ialah suatu keadaan dimana musyawarah tidak menemui kata sepakat, Solusi : lakukan proses lobbying untuk menemukan perbedaan tanpa proses persidangan (skorsing)
- Walk Out ialah peserta sidang keluar karena persidangan dengan alasan tidak setuju atas suatu keputusan atau Peserta yang keluar persidangan atas kehendak sendiri atau kelompok dengan alasan tidak setuju atas suatu keputusan.
- Voting ialah pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak. Diutamakan melakukan musyawarah terlebih dahulu
- PK / Peninjauan kembali ialah meriview keputusan yang telah disepakati sebelumnya, untuk diadakan pembatalan atau perubahan. nb : Dalam memohon peninjauan, peserta sidang harus memberikan statement yang bisa dipertanggungjawabkan sebelum presidium mengizinkan untuk peninjauan kembali hal yang sudah disepakati sebelumnya.
- Kliring ialah memotong pembicaraan diatas interupsi.
- Interupsi atau Interruption (Memotong pembicaraan)Interupsi adalah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.Macam macam interupsi antara lain.
- Interruption point of previladge / personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.
- Interruption point of clarification, Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang lainnya
- Interruption point of information, Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang.
- Interuption point of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan.
1.previladge 2.clarification 3. information 4. order, Presidum sidang menunjuk peserta yang melakukan interupsi harus sesuai dengan hirarki diatas. Semakin atas jenis interupsinya maka semakin didahulukan. Urutan 1,2,3,4. - Opsi, yaitu usulan/pendapat yang dikemukakan oleh peserta sidang untuk mendapatkan suatu keputusan.
- Afirmasi, adalah pendapat yang di sampaikan oleh peserta sidang untuk memperkuat pendapat yang telah di kemukakan sebelumnya.
- Rasionalisai, adalah argumentasi yang dilontarkan oleh peserta untuk memberikan penjelasan logis terhadap pendapatnya.
- Prosidang, yaitu hasil ketetapan sidang/musyawarah yang telah dibukukan (tertulis).
- Konsideran, yaitu proses menimbang dalam menetapkan putusan sidang.
Pelaksanaan Interupsi
Interupsi dilaksanakan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah minta izin dari presidium sidang.
Interupsi di atas hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.
Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka panitia pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan/atau Peserta Sidang.
C. Peserta Sidang
Peserta :
- Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
- Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
- Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
- Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Peninjau :
Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
Kewajiban Peserta :
1.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
2.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
D. Pimpinan Sidang / Presidium Sidang
- Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta melalui sidang pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
- Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta / tata tertib
- Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan
Tugas khusus :
1.Presidum 1 / Ketua Memimpin jalanya persidangan secara penuh
2.Presidum 2 / Anggota Mencatat apa apa saja yang menjadi masukan / usulan dari peserta sidang 3.Presidium 3 / Anggota Menunjuk peserta yang melakukan interupsi sesuai dengan hirarkinya
Syarat-syarat presidium sidang :
1.Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
2.Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
3.Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
4.Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
Sikap presidium sidang :
1.Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
2.Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
3.Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta lanjutan
E. Aturan ketukan Palu
1 kali ketukan
- Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan sementara).
- Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
- Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
- Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (kurang dari 2 x 45 menit) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.
- Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
2 kali ketukan
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama (biasanya 2 X 45 menit), misalnya istirahat, lobying, sholat, makan.
3 kali ketukan
- Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
- Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang
Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang Membuka sidang
Pembukaan Sidang
“Dengan menyebut nama Tuhan YME , sidang pleno “Kongres VII” saya nyatakan dibuka. ” tok…….tok…….tok
Menutup sidang
“Dengan menyebut nama Tuhan YME, sidang pleno “Kongres VII” saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan menyebut nama Than YME, palu sidang ini saya serahkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.
Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan menyebut nama Tuhan YME saya terima palu sidang ini dari pimpinan sidang sebelumnya ” tok
Menskorsing / pending sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 2 x 45 menit” tok……….tok.
Mencabut / pending skorsing
“Dengan ini skorsing 2 x 45 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan” tok…….tok.
Memberi peringatan kepada peserta sidang
"Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
F. Jenis Persidangan Sidang Pleno Sidang Komisi Sidang Parpurna
Sidang Pleno
- Sidang yang dihadiri oleh seluruh peserta sidang.
- Termasuk kedalam kategori, sidang ini adalah; Sidang pendahuluan yang biasanya untuk menetapkan jadwal, tata tertib dan pemilihan presidium sidang serta sampai pada pengesahan laporan pertanggung jawaban pengurus organisasi.
Sidang Komisi
Sidang yang diikuti terbatas oleh anggota komisi, sidang ini diadakan untuk pematangan materi sebelum diplenokan kembali, dipimpin oleh pimpinan komisi .
Contoh :
- Komisi I : Membahas Anggaran Dasar
- Komisi II : Membahas Anggaran Rumah Tangga
- Komisi II : Rekomendasi Pengurus Selanjutnya
Sidang Paripurna
Sidang yang bersifat menegaskan kembali hasil- hasil sidang yang sudah disepakati sebelumnya. Contoh :
- Ketetapan laporan pertanggungjawaban,
- Ketetapan Ad / Art,
- Ketetapan rekomendasi untuk pengurus selanjutnya,
- Ketetapan hasil pemilihan ketua baru, dan ketetapan ketetapan lainya
G. Quorum dan Pengambilan Keputusan
Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui konsensus) 2.Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, jika tidak berhasil dilakukan Lobi, apabila lobi tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak/ Voting (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan 3.Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobi kembali sebelum dilakukan pemungutan suara ulang
Sanksi
- Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta sidang.
- Dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3x), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.
- Diskusi pemberian sanksi dilakukan dengan presidium sidang lain.
- Jenis sanksi disepakati bersama dan tidak ada ketentuan terhadapnya.
Penerapan :
Jika peserta melakukan sesuatu yang melanggar atau menyakiti orang lain dia berhak untuk dikeluarkan dari persidangan
Jika presidium juga melakukan hal yang sama maka presidium diganti dan ia dikeluarkan dari persidangan
Referensi:
https://www.slideshare.net/awaak/materiteknikpersidangandalamorganisasi
https://dickyekap.wordpress.com/2018/12/03/tata-cara-persidangan-organisasi/
https://www.kompasiana.com/zayn/552a1184f17e611954d623af/carapengertian-pelaksanaan-persidangan-dalam-organisasi?page=all#section3